CASO FICTÍCIO: PROJETO SIGA TREINAMENTOS Foi solicitado pela Dona da empresa "SIGA Treinamentos" a alocação de um Gerente de Projetos (GP) para realizar o planejamento e acompanhamento de um Evento de Workshops que deverá ser planejado para execução daqui a 30 dias, com estimativa de público de 250 pessoas divididas em 5 grupos de workshops, em salas. Para o planejamento do evento, o GP fará o planejamento dos pacotes de entrega, sendo o Diretor da Empresa parte do grupo do projeto, para produção de mídias para comunicação e divulgação do evento, locação e montagem da estrutura física e contratação de facilitadores para realização dos workshops, respeitando um orçamento total de R$38. 000,00. Uma semana após a montagem do cronograma do projeto, o Diretor da Siga Treinamentos solicitou a inclusão de mais 2 workshops no Evento e a expansão do público para 400 pessoas. O GP realizou os ajustes necessários no cronograma do projeto e prosseguiu com a preparação do evento. Faltando 10 dias para a entrega do projeto, o Diretor da empresa solicitou a inclusão de uma Atração Musical para realizar a abertura do evento. O GP adicionou as atividades necessárias no cronograma do projeto e prosseguiu com a condução da entrega. No dia do Evento, a Dona da Siga Treinamentos procurou o GP e lhe sinalizou sua insatisfação com a entrega, uma vez que não haviam assentos suficientes para o público presente no evento, o som não estava adequado para a apresentação da atração musical contratada, não haviam salas suficientes para a separação do público em 7 workshops diferentes e o orçamento do projeto havia sido ultrapassado em R$7. 800,00. O GP expôs as solicitações realizadas pelo Diretor da empresa, mas a Dona informou que não aprovou tais alterações no projeto e não foi informada sobre as mesmas. Fonte: Elaborado pela professora, 2024

Resposta:Falta de Comunicação e Mudanças não Aprovadas: A principal questão parece ser a falta de comunicação adequada entre o Gerente de Projetos (GP) e a Dona da empresa. O GP fez ajustes significativos no projeto em resposta às solicitações do Diretor da empresa, sem obter aprovação explícita da Dona. Isso levou a uma desconexão entre as expectativas do cliente e o resultado final do projeto.

Desalinhamento de Expectativas: A Dona da empresa não estava ciente das mudanças feitas no projeto, o que resultou em uma entrega que não atendeu às suas expectativas. Isso destaca a importância de uma comunicação transparente e eficaz durante todas as fases do projeto, para garantir que todas as partes interessadas estejam alinhadas quanto aos objetivos, requisitos e mudanças no escopo.

Desafios na Execução do Evento: Além disso, a falta de assentos, problemas com o som e a falta de salas para os workshops indicam falhas na execução do evento. Isso pode ter sido causado pela falta de planejamento adequado ou pela incapacidade de lidar com mudanças de última hora de maneira eficiente.

Orçamento Ultrpassado: O fato de o orçamento ter sido ultrapassado em R$7.800,00 sugere que não houve um controle eficaz dos custos ao longo do projeto. Isso pode ter sido resultado de mudanças não autorizadas, estimativas imprecisas ou má gestão dos recursos financeiros.

Para evitar problemas semelhantes no futuro, é essencial estabelecer uma comunicação clara e aberta entre todas as partes interessadas, definir claramente o escopo do projeto e obter aprovação formal para quaisquer mudanças no escopo, cronograma ou orçamento. Além disso, é importante realizar uma gestão eficaz do projeto, monitorando de perto o progresso, os custos e os riscos, e tomando medidas corretivas conforme necessário para garantir o sucesso do projeto.

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